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新兴煤矿物资管理制度

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新兴煤矿物资管理制度

汽车配件采购人员的基本素质 1.有一定的政策、法律知识水准和职业道德 采购员不仅要熟知国家,本地区的相关政策、法令和法规,并且要知道本企业、本部门的各项规章制度,使进货工作在国家政策允许的范围内进行。采购员要按规定进货,不进人情货,更不能在进货中为谋取回扣、礼物等私利,而购进质次价高的商品。 2.具备必要的专业知识 采购员不仅要熟知所经营商品的名称、规格、型号、性能、商标和包装等知识,还要懂得商品的结构、使用原理、安装部位、使用寿命及通用互换性等知识。采购员不仅需要精通进货业务的各个环节,还要知道商品进、销、存以及运输、检测、入库保管等各业务环节的阶段以及相互间的关系。 3.善于进行市场调查分析 采购员准确的预测性来自对市场的调查。调查的内容重点包括:本地区车型和车数;道路状况;各种车辆零部件的消耗状况:重点用户进货渠道和对配件的需要状况;竞争对手的进货及销路状况。此外还要十分了解配件生产厂家的产品质量、价格和销售策略。要定期对上述信息进行分类、整理、分析,为准确进行市场预测,合理进货供应根据。 4.有对市场进行准确预测的能力 汽车配件市场的发展受国民经济诸多因素的影响,如工农业生产发展速度、交通运输发展状况、固定资产投资规模、基本建设投资规模等。这个季度、上半年、2012年是畅销的商品,到下个季度、下半年、明年就有可能变成滞销商品。除了偶然因素外,这个变化通常是有规律可循的,是可以预测的。这就要求进货人员根据收集来的各种信息和信息,以及对配件市场调查得到的信息进行分析研究,依照科学的方法预测出一定时期内当地配件市场的发展形势,以便加强进货的准确性,减少盲目性。 5.能编制好进货计划 采购员要根据自己掌握的信息,编制好进货计划,包括年度、季度和月度进货计划,以及补充进货计划和临时要货计划。在编制进货计划时,要注意考虑如下因素: 1)对本地区汽车配件市场形势的预测; 2)用户的购买意向; 3)商品库存和用途,以及已签定过的合同的货源状况: 4)本企业的销售计划; 5)本地区、本企业上年同期的销售业绩。 6.能根据市场状况,及时修订订货合同 尽管采购员根据已占有的信息信息对市场进行了预测,编制了比较合适的进货计划,但在商品流通中,常常会遇到难以预料的状况。这就要求采购员能根据变化了的状况,及时修订订货合同,争取减少长线商品,增长短线商品。当然,在修订合同一时间,一定依照合同法办事,获得对方的理解和支持。 7.要有一定的社交能力和择优能力 采购员的工作要同许多企业、各种人打交道,这就要求具有一定的社会交际能力。在各种场合、各种不同状况下协调好各个方面的关系,签定好自己所需的商品合同,注销暂不需要的商品合同或修改某些合同条款。要尽最大的努力争取供货方的优惠,如价格、付款方法、运费等方面的优惠。 此外,中国汽车配件生产企业很多,产品品种繁杂,假冒伪劣产品防不胜防。要选择好自己进货计划中所需要的产品,就一定依靠自己的择优能力进货,对进货厂家的产品质量和标识要十分了解,选择名牌、优质、价格合理的产品。 8.要善于动脑筋,有吃苦耐劳的精神 采购员不仅要善于动脑筋,摸清生产和销售市场的商情,并且要随时根据市场销售状况组织货源,在竞争中以快取胜。为使企业得到最好的经济效益,常年处于紧张工作状态,因此还需要有吃苦耐劳的精神。 采购流程 A:申请人按“申购程序”提出申请,经本部门经理审查签批后,交供应部经理,,进入“寻价比价程序”。 B:供应部经理按资金使用状况,经“寻价比价程序”后,转交财务部,进入“采购申请申查程序”。 C:财务部相关人员分别进行成本、利润核算、出纳备款审核后,决定签批,报总经理批准后,进入“采购程序”。 C1:在财务部审核后决定签否的状况下,将信息退回申请部门,申请部门视状况进入“坚持申请采购程序”或放弃申请。 C2:经过“坚持申请采购程序”后,报总经理审核,如总经理签批,进入“采购程序”;如总经理签否,仍退回申请部门,由部门经理放弃申请,用其他方法处理。 D:进入“采购程序”后,由供应部经理根据采购属于属长时间及大宗状况,进入“合同签定及审核程序”;假如属小额采购,则由供货商处直接采购据汽车配件网了解。 E:进入“合同签定及审核程序”,由供应部根据供货商供应的信息,构成合同文本,交财务部进行成本利润分析,财务部审核签批后,报总经理,签批后交供应部签定合同并执行,进入“收货程序”;假如财务部及总经理审核后浅否,退还供应部与供货商重新谈判。 F:收货人员按“收货程序”检测所购物品,如不合格,进入“退货程序” G:收货人员按“收货程序”检测所购物品合格,进入“入库程序”和“结算环节”。 G1:进入“入库程序”后,通知申请部门,可以进入“使用、销售环节”。 G2:进入“结算环节”后,由采购部、财务部一起按财务规定完成对供应商的付款。 H:申请部门得知所申请物品以办理入库手续后,可进入“使用、销售环节”,进行提货、销售。

新兴煤矿物资管理制度 为保证煤矿生产经营的正常进行,降低生产成本;减少物资储备,加速资金流转,提现集中优势、规模效应,坚持“低成本,优服务,严管理”,提高经济效益为中心原则,建立起集中、统一、全面的物资管理体系,制定本办法。 物资的计划管理 一、物资需求计划的编制依据 1、各生产队按照月生产任务和消耗定额以及设备、配件损坏情况,合理编制月物资需求计划。 2、各辅助部门根据月工作任务量或维修计划量以及公司批准的资金使用额度等,合理编制当月物资需求计划。 3、基本建设、维修、安技措物资要以批准的计划编制。 二、物资需求计划的编制要求 1、物资需求计划以月计划为主,月计划量(或资金总额)的准确率要达到当月物资实际需要量的80%以上。否则,对材料计划单位进行处罚。 2、生产急需的临时物资需求计划,为当月的补充计划,每周可报1次。 3、计划编制必须规范,计划中的物资名称、规格、、单位、数量、使用时间、技术要求等必须准确,配件必须注明主机生产厂家,否则不予受理。 4、设备、配件计划应充分考虑生产周期以及供货运输时间,计划应具超前性。 5、各生产部门应明确一名计划员负责计划的编制,并按时向供应部上交采购计划。 三、计划的审核与审批 1、月计划必须经队负责人审核签字后,再经分管领导审批签字后报供应部。否则不予受理。 2、公司每月26日前召开物资平衡会审批月物资采购计划,物资采购以审批后计划为准。 3、生产急需的临时物资需求计划,由分管供应的副总或总经理审批签字后再报供应部。否则不予受理。 四、计划的受理时间 1、次月计划必须在当月的20日前报供应部。 2、临时计划在每周三上午申报,其余时间原则上不予受理。需要共同讨论的计划可安排在前一天晚上或当天早上。 五、供应部对物资需求计划的管理职责 1、受理月计划后认真审核,既是汇总,表明单价、金额、利库额、预计到货时间以及需要提供的技术资料等。 2、按公司规定,编制号当月需要集中采购的物资计划和自行采购的物资计划。 3、每月26日前将编制好的月计划提交公司物资管理领导小组审核、审批。采购计划应充分考虑储备情况,合理编制采购计划。 4、各单位因计划失误造成物资不能及时到位,计划单位负责人和具体计划经办人承担责任。 5、积极沟通并催促集中采购物资的按时到货(因计划提报单位因生产条件变化,工程项目的增减需要变更时,已到货或已签订合同无法退货的物资所造成的损失,如何处理,责任该由谁承担?) 6、《采购订单》必须注明生产订单号、数量、预报量、批量、送货数量及到货时间,并送一联审批后的《采购订单》到仓管员,便于仓管员及时合理安排入库。 7、每月向分管领导汇报计划的管理情况,对违反以上规定的队提出处罚意见。(罚款额50——200元) 物资的采购管理 一、对供应商实行内部审核签订合同管理 1、建立主要供应商和产品的资质信息档案。 2、由公司物资管理领导小组定期审核主要供应商品和产品资质信息情况,并确定签订合同的供应商和产品。公司签订合同的供应商和产品不得违反公司签订和同的相关规定。 3、公司所采购的各类主要物资原则上必须在签订合同的供应商和产品中选择。否则视为违纪。如遇特殊情况,确保超出签订合同供应商范围采购的,则必须经公司分管领导批准后才能采购。 二、比质比价管理 1、除招标和特殊的临时采购外,其余各类物资采购均实行比质比价采购。 2、供应部门将部分常用的集中采购物资的价格、质量和市场价格、质量进行比较分析,然后将基本情况向公司物资管理领导小组进行通报。 3、对签订合同的公司和供应商产品,实行与市场比质比价管理,在同质同价的情况下优先采购。 4、对公司自行采购的批量和价值高的物资,实行供应部门填写比质比价表,公司物资管理领导小组审核批准的管理办法。 三、物资采购的合同和协议管理 1、对公司集中采购的物资,实行签订长期购销合作协议的方式,约定双方的利益和责任。 2、对签订合同的公司和供应商的产品,实行批量签订物资购销合同的方式进行采购与管理。 3、对公司自行采购的物资,根据供应商和所需物资的不同情况,分别采取签订物资购销合同,或签订物资购销协议的方式进行管理。 仓库管理 一、物资的领用 1、各队领用物资以月计划和临时计划为依据,超出计划部分的物资供应部有权拒绝发放。如遇特殊情况,需要超计划领料的,领料单商必须由分管领导的签字,否则不予发料。 2、各队领用物资必须由材料员(或办事员)统一办理,其余人员领料不予受理。领料员领料时必须先建立总单,再根据不同品种开具不同的领料单,做到一料一单,并建立起相应台账。 3、领料单中品名、规格型号、单位、数量、材料员(或办事员)签名,队负责人签名等要填写齐全规范,普通物品经部门主管签字即可,重要物件的领料则必须经更高层领导批准方可生效,否则不予受理。 4、领料人员将领料单交保管员后,一律在库房门口等候,由库房内部工作人员将物资送至库房门口交由领料人员领走。任何闲杂人员不得进入库房内部(大型材料除外)。 5、火工品的领用:生产用由专业爆破员签字领用,严格执行火工品发放制度,坚持领、退手续,严格遵守国家有关火工品管理办法及条例;否则,不严格坚持火工品发放制度的,每次分别给予火工品保管员、火工品领用爆破员罚款100元;责任不到位造成丢失,按国家有关火工品管理办法及条例追究相关责任人责任;非生产用必须经安全部门审批,并经总工程师、总经理批准同意后方可领用,否则,依据国家有关火工品管理办法及条例追究相关责任人责任。 6、领料时间:6:00—24:00。 二、物资的发放 1、计划员首先审核领料单:领料单中品名、单位、数量、材料员(或办事员)签名、队负责人签名等是否填写齐全规范。所领物资是否在计划内。核对库存是否有货。以上条件无误后方可签批料单。按照审批权限,需公司领导审批的物品必须办理审批手续。 2、保管员接料单后:细心审核料单,对所发物资的品名、规格、单位、数量等确认无误后方可签单发放。禁止外部人员进入库房,安排好内部工作人员将货物货物送至库房门口交给领料人员。按照“日清日结”的原则及时上帐下账,处理好各自分管的账目。严格按照“先进先出”的原则发放物资。回收可复用的材料,配件可优先发放,并按复用价格计价。 3、严禁白条和无任何手续发料,特殊情况经有关领导批准可先发料,但次日必须补办正规手续。 三、物资的入库程序(验收程序)

汇能煤矿采购部物资采供管理规定

1、根据采购合同的相关规定,供应商按时发货,采购部接到供应商发货通知后准备接受货物。 2、采购部采购验收员依据合同、订货单与供应商的送货单进行核对,并查点实物数量。 3、清点核对中若没有问题,验收员组织质量管理部或使用部门的人员进行质量检验,看是否符合合同要求及工艺技术要求等,必要时由质量管理部出具检验报告。 4、若检验报告显示货物存在质量问题,则由采购员根据合同规定提出具体解决办法,报采购部经理审核后联系供应商,进行退换货处理。若在货物数量的清点核对阶段帐实不符,采购员应根据合同规定提出解决办法,及时联络供应商进行处理。 5、经质量检验,不存在质量问题,则由仓储部负责人入库,填写入库单,并与财务部协作节能型账务处理。 6、入库材料在未收到相应发票前(增值税票),仓管员必须建立货到票未到的材料明细表(预验收),等正规增值税票到达后通过财务部门正式验收,合格后方可结算。 7、货物验收入库后,库房保管员应按不同材质,性能等要求和按类分区,做到“库号、架号、层号、位号”四定位;物资堆放整齐有序,做到“大的五成方,高的五五成行,矮的五五成堆,带角的五五成串”;确保“收发、识货、写算、报表”,以及帐、卡、物、资金四对口等存放原则。定量装箱,下垫上盖,由大到小,存放整齐,过目成数,标记鲜明,材质不混,品种不错,规格不串,上架拔卡,一目了然。 8、露天材料、地材类的验收。水泥要准确到包数;砖要准确到块数;砂石类要量方。 9、仓管员每两个月月底向供应部及时报送规定的各类报表、收付存报表、材料耗用汇总表、两个月以上积压物资报表、货到票未到材料明细表。 10、先做一个总的进料单(流水账)然后再分不同的品种开具不同的进料单(一料一单),并建立起台账、货单,有多少品种就应有多少进料单。 11、所有入库物品必须开入库单(三联票),当天订购的,必须有入库单,采购员除自留一份存档外,还必须给财务室、供应部各交一份。 对违反以上规定的部门或人员,供应部将给予50——100元的罚款。 新兴煤矿供应部 二零一零年十一月八日

第一章 总 则

第一条 为规范煤矿的物资采购行为,加强物资采购监管,降低物资采购成本,确保生产物资供应,保障正常生产秩序,特制定本规定。

第二条 本规定是煤矿物资采购管理行为的基本准则。

第三条 本规定所指物资为煤矿的生产用设备、配件、辅助用设备、机物油料、五金、日杂、低值易耗品、劳保用品、办公用品、建材等。

第四条 树立诚信经营,供需双赢的思想。坚持“货比三家”的采购原则。通过比品牌、质量、价格和服务的方式,优化物资供应渠道。

第二章 物资采供机构的设置和职责

第五条 煤矿下设采供部,负责协调本矿物资计划和具体采购工作。

第六条 采供部的职责

一、负责煤矿制定物资计划采购、物资保管、出入库管理制度和各岗位职责;

二、负责对煤矿计划采购员各项业务工作的指导和监督;

三、负责煤矿物资采购计划的编制,审定、采购合同的签订以及物资仓储管理的指导;

四、负责物资采购的询价、议价、比质、比价和采购工作;

五、负责按计划和采购程序按时、按质、按量采购各部门申购的各类生产物资;

六、负责联系落实采购物资的运输和提货事宜。

七、负责定期清理废旧物资和闲置报废设备,向煤矿提出处置报告,盘活资产。

第七条 采供部采购员的职责

一、负责煤矿各类物资的计划申报、货物提取、入库验收;

二、负责煤矿物资仓储、领用发放的管理,做到出入库准确无误;

三、负责对保管员的管理和监督;

四、负责煤矿《物资采供管理规定》的落实与执行;

五、负责本矿供货信息的沟通和反馈,确保生产的正常进行;

六、负责管辖范围物资仓库内的卫生与安全工作。

第八条 物资采供遵守的原则

一、未经审核批准的申购物资一律不得采购;

二、仓库内备用品及闲置物资应首先使用;

三、凡本地区能采购的物资,在无价格和质量优势的情况下不得到外地采购(就近原则);

四、大宗物资和设备的采购,必须签订购销合同,按程序交财务部生产部和法律事务部(必要时)进行合同审评,经总经理签字后执行;

五、在大宗物资和设备采购过程中,严格执行“货比三家”的原则,做到同类的企业比质量,同样的质量比价格,同样的价格比服务,择优确定采购单位;

六、对于试用后的物资,是否采购必须征求矿上生产部门的同意后再报总经理批复进行采购,不得在试用鉴定前采购。

第三章 物资采购的管理

第九条 为优化供应渠道,降低采购成本,煤矿所在地通过比选或招标的方式负责物资采购和货款结算。

第十条 各部门物资需求计划要按程序申报,每月25日前向煤矿采供部申报下N 2月的需求计划(N代表申报当月)。具体申报程序为:使用部门申请,部门经理签字后必须交由仓储保管员签字(证明库房有无备品,是否需要购买),再由总经理签字,编制需求计划以书面方式上报煤矿采供部。采供部汇总各部门需求计划,制定采购计划交由总经理批准实施。各单位如不按规定时间和要求上报计划,造成因计划漏报物资掉缺,重复申购物资积压,由此造成对生产的影响所发生的经济损失,由所在部门责任人承担经济责任。

第十一条 对生产急件的采购,由申购部门打急需物资申购报告,经矿长签字总经理批复,送煤矿采供部。由采供部组织急购。

第十二条 小批量(2千元以下)的由采供部采取询价、比质、比价、比服务,经申请部门经理和采供部经理审批后采购,后每月汇总经总经理补批复;机器设备和大宗物资的采购(2千元及以上)必须经总经理审批后方可采购。

第十三条 物资采购时必须严格按照采购计划进行采购,做到不错订、不漏订,及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时,要严格执行中华人民共和国合同法和公司合同管理制度,合同中要明确产品产地、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货期限、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他注意事项等,按照合同规定支付货款,特殊情况需要先款后货的需经总经理批准同意。采购物资的品种、质量、数量与计划有误的由供应部负责协调处理,协调处理不好的承担其经济责任。

第十四条 对于市场及生产厂家短缺而申请部门又急需的物资,采供部要及时征求申请部门意见,在申请部门同意后可以采购使用部门愿意接受的代用品。否则出现不良后果由采供部负责。

第十五条 采供部必须按采购作业原则运作,对不按计划要求、质量要求采购,造成的超储积压、损失,根据过错造成原因,由申请部门和采供部相应责任人员承担经济损失。

第十六条 采供部未能按时完成采购任务时,应及早报告申请部门经理说明异常原因,提出相应解决方案,拟定补救办法和处理对策,对严重影响生产安全的特别重大事项,应及时汇报总经理。

第十七条 各部门申请计划后,应随时与采供部加强联系,了解清楚物资采购动向;采供部也须随时与申请部门加强沟通和信息反馈,以便申请部门合理安排生产。

第四章 物资验收入库管理

第十八条 采购物资入库时,保管员要及时通知煤矿申请部门相关人

员到场一起参加验收,按照采购清单核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及购货凭证相符,检查包装封印是否完好,计量物资按净重验收,计件物资按清点数量验收。保管员、参加验收部门的人员均应在验收单上签字,并作为财务部门付款的依据之一。

第十九条 在入库验收中发现的问题要及时通知煤矿采供部采购员,

并同时做好原始记录备案。对责任不清的物资严禁验收入库。

第二十条 验收出不合格的物资,保管严禁接收,并同时报告采供部

采购员处理。如发现保管员未验的物资收入库,出现任何质量问题由保管员负全部经济责任。

第五章 物资的发放管理

第二十一条 物资的领用、发放,须按“先进先出、计划供应、节约

用料”的原则进行发料。发料时要坚持“一核对、二签字、三记帐、四盘点”的程序,违反发料原则造成物资失效、霉变、锈蚀、大料小用、优料劣用以及差错等损失,由保管员承担全部经济责任。

第二十二条 各部门领用物资时,须填制领料单,经部门经理签字后

到仓库领取,领取物资时要有发料人,领用人签字。

第二十三条 保管员应严格遵守先办理领料手续后发货的原则,严禁

先出货后补办手续和自行发货。特殊情况应在两个工作日内补办手续。

第二十四条 各部门领用材料时,应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写,不准在作任何更改,如填写错误必须重写。对不符合规定的领料单,保管员有权拒绝发货。

第二十五条 物资材料的转让和外售,以及废旧物资的处理,经煤矿相关部门鉴定,总经理审批、定价,保管员凭公司财务部收款出库凭证,方可对外出售。

第二十六条 设备配件的领用实行以旧换新

制度。其中工具必须规定使用年限,达到使用年限的,实行以旧领新制,因客观原因确实无旧件退库的,必须经部门主管签字同意度可领用。

第二十七条 劳保用品的发放,领用由各部门申请,采供部审核,矿长审批。

第二十八条 办公用品由各部门编制需求计划,矿长审核,交采供部汇总后,报总经理批准,采供部统一采购,各部门由专人领取后负责登记发放。

第二十九条 物资出库后要及时登记账簿,保管员按月核对账目,按时填报材料购入、消耗日报表。保管员须每月盘存一次。做到账账相符、账物相符。

第三十条 仓库的所有发料凭证,原始单据应由保管员妥善保管。发料凭证、原始记录要按保管时间和销毁程序办理,不可丢失。否则由保管员承担全部经责任。

第三十一条 退库的材料范围包括生产任务完成峻工多余物资,借领借发物资;矿以下各部门二级库房多余物资。退库时,物资必须完好,物资退库单要与原领料单内容相同,保管员要进行认真验收。因物资质量不合格退库,必须进行技术鉴定,出示充分数据的检查证明方能退库,以便与供货商交涉退货。

第三十二条 各部门不得随意将物资借给外单位使用,确属部门间特殊关系需借用物资的,必须办好借用手续并要求借方保证借用物资的完好,否则由责任人照价赔偿。

第五章 附 则

第三十三条 本规定自发布之日起实施,煤矿相关物资管理制度与本制度有抵触的,按调整后新版本制度执行。

第三十四条 本规定由煤矿采供部负责解释。

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